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ExcelのINDIRECT関数を使って複数シートの集計の転記を瞬時に終了【エクセル時短】

PCの横にカメラを置いている画像

この記事では「INDIRECT関数の使用方法」を紹介します。

別の記事で、実務直結の「VLOOKUP関数の使用方法」を紹介しました。

INDIRECT関数を知っているだけで、今まで手作業でコツコツと対応していた手間のかかる作業が一瞬で終わるので、自分の業務を効率よく回す事が出来ますよ!

 

Excelで使えるINDIRECT関数ってなに?

パソコンの前で喜んでいるイラスト画像 INDIRECT関数の説明画像5

関数のINDIRECT関数の特徴は上記の画像で黄色のマーカーで引いている通り、

指定される文字列への参照を返す

この「指定される文字列への参照をかえす」というINDIRECT関数の機能が複数のエクセルタブに分かれたデータ情報を集約する時にめちゃくちゃ便利です!

僕も業務で各店の売上データを抽出して集計する事があるのですが、結構な頻度でこのINDIRECT関数を使用しています。

関数ですが、非常に使い方は簡単ですので、一度慣れたらサクサク使えるとますよ。

例の資料を作ってみたので、そちらの事例で使い方を確認していきましょう!

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INDIRECT関数を使って複数タブに分かれた情報を一つのタブに転記する

INDIRECT関数は要は、関数を使って指定の場所の情報を転記するという事が簡単に出来ます。

例えば、下の画像のように「大阪店」・「東京店」・「福岡店」の各月の売上をそれぞれのExcelのタブで集計する事があると思います。

■大阪店のタブ
INDIRECT関数の説明画像1

■東京店のタブ
INDIRECT関数の説明画像2

■福岡店のタブ
INDIRECT関数の説明画像3

各店の各月の売上を集約して比較しないとどこのお店が売上が大きいのか、また合計して全体の単月の売上を確認したいという機会は皆さんも多くあると思います。

今回は説明で少ないデータで扱っていますが、実際に普段触るエクセルのデータだともっと膨大な数だと思います。

手打ちで転記していく事も出来ない事はありませんが、人が転記している以上
どこかで間違ってしまう可能性がありますよね。

その為、転記する時はなるべくINDIRECT関数を使う事をおすすめします!

ただし、今回説明するINDIRECT関数を使うにあたって、1つ前提条件の注意点があります。

  • 複数タブからINDIRECT関数を使って転記する時は、表の各月の売上項目の位置を
    全て同じにする事

INDIRECT関数を使って転記していく以上、上記のように転記したい情報が各タブでバラバラの位置ではなく、全て同じ位置にある必要があります。

例えば、大阪店の4月の売上がC3セルにあって東京店・福岡店の4月売上がC4セルやD5セルにある、、といった状況ではうまくINDIRECT関数を活用しきれません。

もし、集計する前に事前に各店の情報を整理して資料を作成する必要がある場合は予めすべて同じフォーマットで作成してくださいね。

実際にINDIRECT関数を使ってみよう!

大阪店の4月の売上を各店集計のタブにINDIRECT関数を使って転記してみます。

INDIRECT関数の説明画像1

先ほどの大阪店のタブの4月の売上を見ると、「500,000」が転記されるとINDIRECT関数が上手く使えています。

まず、INDIRECT関数を検索すると以下の画像のように表示されます。

INDIRECT関数の説明画像5

上記の参照文字列の箇所に以下のように入力します。

INDIRECT関数の説明画像15

“大阪店!C3”

上記で指定している内容をざっくりと言葉で説明をすると以下のような指示をしています。

大阪店のタブのC3セルに記載している情報

このINDIRECT関数を正しく入力して押下すると、以下のように「500,000」と表示されているはずです。

INDIRECT関数の説明画像14

うまく表示されました!!

こちらを行う場合に、最初の頃は「””」や「!」を記載する事を忘れる事が多いのでエラーが出たらもう一度見直してみてくださいね!

では、C3セルにB3セルで記載したINDIRECT関数の式をそのままコピーして貼り付けしてみましょう。

上手くいけば、東京店の4月の売上の「900,000」が表示されるはずです。

INDIRECT関数の説明画像6

!?

???

なぜ、大阪店の4月の売上の転記はINDIRECT関数を使って上手くいったのに東京店では上手くいかないのでしょうか。

先程のC3セルにコピーして貼り付けしたINDIRECT関数を確認すると以下のようになっていました。

=INDIRECT(“大阪店!C3”)

大阪店のタブを指定していたからという事ですね。

以下のように東京店に変更しましょう。

=INDIRECT(“東京店!C3”)

 

INDIRECT関数の説明画像7

うまく表示されました!

実務では、コピペしてすぐに数字が表示されると正しいように思えますが、今回のように関間違っている場合があるので確認は怠らないようにしたいですね!

  • 複数タブからINDIRECT関数を使って転記する時は、表の各月の売上項目の位置を
    全て同じにする事
  • 「””」や「!」を記載忘れしない
  • コピペする場合は、数字が正しく表示されているかチェックを怠らない

 

【応用】「&」を使いこなしてINDIRECT関数を時短

先ほど、東京の4月のセルにコピペして間違った売上を引っ張ってきていましたが実際の業務では、できる限りそのような事は避けたいですよね。

関数を入力をした後にチェックをするとしてもです。

そんな時に「&」が大活躍します。

INDIRECT関数の説明画像11

参照文字列式:C$2&”!C3″

参照形式:FALSE

C$2&“!C3”

こちらの「C2」を指定しているのは、各店集計タブの「C2=東京店」なので、こちらで大東京店のタブの指定ができています。

「$」はセルをコピーしていくので縦にコピーをしてもC2セルを選択すように固定の指示の意味を担います。

次に「&」と「“!C3”」ですが、「&」は先ほどのC2セルとアンドの後ろの指定のセルをつなぐ役割を担っています。

“!C3”」は前で「C2&」と記載しているのでざっくりと文字で説明すると以下のような指示をしています。

東京のタブのC3セルに記載している情報

つまり、「“!C3”」はどこのセルの情報を転記するのかという指示を記載しているという事ですね!

後は確実に「FALSE」を記載しないといけないです。

C$2&”!C3″を入力出来たら、以下の画像のように各店集計タブに正しく「90,000」が表示されます。INDIRECT関数の説明画像10

あとは、計算式をコピペしていくだけで各店の各月の売上を正しく正確に転記する事ができます!

INDIRECT関数の説明画像12

慣れたら一瞬で確実に転記できるのですごく便利ですね!

ただ、「$」や「&」も正しく記載する必要があるので、INDIRECT関数をある程度使いこなしてからか、「$」や「&」の役割をすでに理解している人だけ試してくださいね。

最初から取り組むとややこしくて挫折してしまうので、一つずつ進めていきましょう!

  • 「&」を正しく使う
  • FALSEの記載忘れしない

 

終わりに

この記事では、「INDIRECT関数の使用方法」を紹介しました。

VLOOKUP関数とはまた用途が違いますがめちゃくちゃ便利な関数です。

本当に僕も業務で頻繁に使用している関数なので、ぜひ皆さんも習得して実務を素早く処理してサクサク進めてみてくださいね!

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