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LEFT関数でうまくいかないエラーをしない!FIND関数を組み合わせて左から特定の文字を抽出【エクセル時短】

この記事では「LEFT関数の使用方法」を紹介します。

別の記事で、実務直結の「VLOOKUP関数の使用方法」を紹介しました。

LEFT関数を知っているだけで、今まで手作業でコツコツと対応していた手間のかかる作業が一瞬で終わるので、自分の業務を効率よく回す事が出来ますよ!

 

Excelで使えるLEFT関数ってなに?

パソコンの前で喜んでいるイラスト画像 LEFT関数の説明画像2

関数のLEFT関数の特徴は上記の画像で黄色のマーカーで引いている通り、

文字列の先頭から指定された数の文字を返す

この「文字列の先頭から指定された数の文字をかえす」というLEFT関数の機能が1つのセルの情報から一部切り取る際にめちゃくちゃ便利なのです。

文字列の末尾から指定された数の文字をかえすというRIGHT関数が使えますので、自分が右から特定の文字を抽出したい場合はこちらを見てくださいね。

僕も業務でデータを抽出して加工する事があるのですが、結構な頻度でこのLEFT関数を使用しています。

関数ですが、非常に使い方は簡単ですので、一度慣れたらサクサク使えるとますよ。

例の資料を作ってみたので、そちらの事例で使い方を確認していきましょう!

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LEFT関数を使って1つのセルの中に記載されている情報を切り出す

LEFT関数は要は、関数を使って指定の場所の情報を左から数えて指示された数だけ切り出すという事が簡単に出来ます。

例えば、下の画像の表のように、商品名に記載されている情報から品番は除いて純粋な商品名だけ切り出したいという時があると思います。

LEFT関数の説明画像1

LEFT関数は左から数えて指示された数だけ切り出すという事でしたので指示する数だけ確実に指定してあげれば簡単に出来ます。

左から数えた指示数というのも重要なので実際に行って確認していきましょう!

実際にLEFT関数を使ってみよう!

F3セルにB3セルに記載されている商品名の「ホッチキス」切り出したいとしてLEFT関数を使って切り出ししてみます。

LEFT関数の説明画像3

B3セル記載の「ホッチキス」は左から数えて、文字数「5」である為、関数の文字数の箇所には「5」と記載します。

後は、エンターを押下するとと以下の画像のように表示されます。

LEFT関数の説明画像4

上記の通り、B3セルから正しく「ホッチキス」のみを切り出しに成功しました!

左から数えた指示数だけ確実に対応してあげれば非常に簡単にLEFT関数が使えますね!

後は、F3セルに記載した計算式をF4~F5へもコピペしてあげれば、うまくいくとそれぞれの商品名の品番を抜いた状態で切り出せるはずです。

LEFT関数の説明画像5

!?

???

なぜ、ホッチキスの切り出しはLEN関数を使って上手くいったのに「分度器」や「マジックペン」ではは上手くいかないのでしょうか。

先程のF4・F5セルにコピーして貼り付けしたLEN関数を確認すると以下のようになっていました。

=LEFT(B4,5)

=LEFT(B5,5)

ホッチキスが5文字だから「分度器2」や「マジックぺ」と変な文字数を切り出ししていたのですね!

という事で以下のようにそれぞれ正しい指示数に変更しましょう。

=LEFT(B4,3)

=LEFT(B4,6)

 

LEFT関数の説明画像9

うまく表示されました!

実務では、コピペしてすぐに数字が表示されると正しいように思えますが、今回のように関間違っている場合があるので確認は怠らないようにしたいですね!

  • LEFT関数は、左から数えて指示された数だけ切り出す
  • コピペする場合は、正しく表示されているかチェックを怠らない

 

【応用】「FIND関数」を使いこなしてLEFT関数を時短

先ほど、F4・F5のセルにコピペして間違った数での指示数で正しくない商品名をを引っ張ってきていましたが実際の業務では、できる限りそのような事は避けたいですよね。

関数を入力をした後にチェックをするとしてもです。

そんな時に「FIND関数」と組み合わせてLEFT関数を使用する事でが一気に時短とミスを無くせます。

FIND関数の説明は今回のLEFT関数の紹介では割愛しますので組み合わせ方法だけ紹介します。

要はFIND関数を使用する事で文字数の長さがまちまちであった箇所を「関数を使って自動で判断して対応してもらおう!」という事です。

但し、FIND関数とLEFT関数を組み合わせて自動で対応する中でも、以下の前提条件の注意点があります。

  • 対応したいセルの情報がすべて同じ法則で記載されている事

今回の商品名の例でいうと商品名の長さはそれぞれで異なりますが、商品名が「商品」+「半角スペース」+「品番」といった構成にしています

LEFT関数の説明画像6

この商品名がすべて、「商品」+「半角スペース」+「品番」といった構成になっている事で、一貫性があると判断できます!

それでは、LEFT関数とFIND関数を組み合わせ以下の画像のように計算式を記載していきます。

 

計算式:=LEFT(B3,FIND(” “,B3)-1)

こちらの「FIND(” “,B3)-1」を指定しているのは、先ほどまでは文字数に合わせて数字を入れていましたが、数字を指定する指示の計算式を入れています。

要はざっくりと文字で説明すると以下のような指示をしています。

B3セルで半角スペースを見つけたら、半角スペースまでの数の-1した数を返して!

つまり、「FIND(” “,B3)-1」は半角スペースを見つけて-1した数を指示している計算式という事ですね!

” “」で半角スペースを見つけて!と指示しています。

FIND(” “,○○セル)-1」という指示をしている事で毎回商品名によって、人が文字数を数えなくても計算式で算出できるという事ですね。

 

LEFT関数の説明画像8

今回の計算式を用いて正しく商品名の「ホッチキス」のみ切り出しが成功しました!

あとは今回の計算式をF4・F5セルにコピペしたら完成です!

LEFT関数の説明画像9-1

他のセルも正しく半角スペースの1つ前までの商品名の切り出しができていますね!

最初は難しく思いますが、慣れたら一瞬で確実にできるのですごく便利ですね!

それもすべて一貫性のあるデータであったからできるので、まずは大前提として覚えておいてくださいね!

最初から取り組むとややこしくて挫折してしまうので、一つずつ進めていきましょう!

  • 「FIND関数」とLEFT関数を組み合わせて時短と正確性アップが可能
  • 対応したいセルの情報がすべて同じ法則で記載されている事が前提

 

終わりに

この記事では、「LEFT関数の使用方法」を紹介しました。

VLOOKUP関数とはまた用途が違いますがめちゃくちゃ便利な関数です。

本当に僕も業務で頻繁に使用している関数なので、ぜひ皆さんも習得して実務を素早く処理してサクサク進めてみてくださいね!

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