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VLOOKUP関数でエラーが出る場合はTRIM関数を使って解消しよう【初心者でも簡単】

この記事では「TRIM関数の使用方法」を紹介します。

別の記事で、実務直結の「VLOOKUP関数の使用方法」を紹介しました。

VLOOKUP関数を使う時にTRIM関数知っているだけで、今まで手作業でコツコツと対応していた手間のかかる作業が一瞬で終わるので、自分の業務を効率よく回す事が出来ますよ!

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VLOOKUP関数で使えるTRIM(=トリム)関数ってなに?

TRIM関数の説明画像1

TRIM(=トリム)関数の特徴は上記の画像で黄色のマーカーで引いている通り、

単語間のスペースを1つずつ残して、不要なスペースをすべて削除

この「不要なスペースをすべて削除」というTRIM関数の機能がVLOOKUP関数を使う時にめちゃくちゃ使える関数なのです。

では、実際にどのような時に使えるか例を見てみましょう!


TRIM(=トリム)関数がVLOOKUP関数で活躍するパターン

パソコンの前で喜んでいるイラスト画像 VLOOKUP関数の説明画像7

「VLOOKUP関数の使用方法」を紹介した表を例に紹介します。

上記のVLOOKUP関数では、A3セルの<商品A>を検索値としてB3セルに商品AのM<商品売上>を計算式で算出したかったのですが、エラー表記が出てしまっています。

VLOOKUP関数の説明画像8

エラー表記が出ているので、VLOOKUP関数の引数を確認してみました。

引数を確認してみましたが、今回の参照範囲は「F:G」と、参照範囲の一番左端に検索値の対象のデータがくるように間違いなく設定出来ています。

では、今回はどうしてB3セルがエラー表記になっているのでしょうか。

それは、検索値(A2セルの商品名A)と参照範囲の商品名Aが完全一致していないためです。

完全一致というのは見た目のパッと見て分かる時もあれば、分からない時があります。

セルの中をしっかりと見れば半角スペースであったり、アポストロフィ(’)が入力されている時があります

先ほどの表で参照範囲のF9セルの商品名Aを見てみましょう。

また半角スペースが入っていてエラーになる事があります。

VLOOKUP関数の説明画像10

これもエラー表記が出た時のあるあるですが、見た目は全く同じなのによく見ると検索値か参照範囲のどちらかにだけ半角スペースが入っているためエラー表記となる事があります。

今回は例で少ない参照範囲であったので簡単にエラー表記となる半角スペースを見つける事ができました。

しかし、皆さんが業務で扱うデータはおそらくもっと膨大な量となります。

その時にエラー表記となった中からスペースをを見つける事はとても現実的ではないです。

そこで今回紹介しているTRIM関数の出番です!

 

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TRIM関数の使い方

TRIM関数の使い方は非常に簡単です。

VLOOKUP関数を使える人であれば、なんの負担もありません!

TRIM関数の説明画像2

どこのセルでも良いのですが、今回は分かりやすいようにH列のセルを使用します。

H3のセルにTRIM関数を入れて、引数には今回の不要なスペースをすべて削除したい列である商品名を指定します。

その為、画像ではF3<商品D>を指定しました。

その後、右下部にあるOKをクリックしてください。

TRIM関数の説明画像3

すると、H3のセルには不要なスペースをすべて削除した、<商品D>が表示されました。

元々商品Dには不要なスペースは無かったのですが、そういったセルにもTRIM関数を使用しても特に問題はありません。

TRIM関数の説明画像4

次にH3のセルに入れたTRIM関数の式をそのままコピーして、商品名Gまですべて不要なスペースをすべて削除します。

TRIM関数の説明画像5

H列でTRIM関数を使用して不要なスペースをすべて削除されている商品名を
F列の商品名の列に値貼り付け(Ctrl+V+V)します。

TRIM関数の説明画像6 すると、さっきまでエラー表記であったB3のセルに商品Aの商品売上が正しく表示されました!

試しに商品Aのセルの中を確認してみました。

TRIM関数の説明画像7

TRIM関数した商品名を値貼り付けする前にはあった半角スペースが、無くなっています。

つまり、TRIM関数によって不要なスペースをすべて削除できた事により、正しくVLOOKUP関数が作動して、B3セルに商品売上を表示する事が出来たという事です。

終わりに

この記事では「TRIM関数の使用方法」を紹介しました。

TRIM関数単体で不要なスペースをすべて削除したい時にも使用する事もありますが
個人的にはVLOOKUP関数を使用する時が最も多いです。

VLOOKUP関数が正しく使用できていても、目に見えないスペースでエラー表記となる場合もあります。

その時は皆さんも、VLOOKUP関数を使用する前に、対象データに対してTRIM関数を使用する事をおすすめします。

TRIM関数を上手に使いながらVLOOKUP関数を効率よく使ってみてくださいね!

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