この記事では「IF関数の使用方法」を紹介します。
別の記事で、実務直結の「VLOOKUP関数の使用方法」を紹介しました。
IF関数を知っているだけで、今まで手作業でコツコツと対応していた手間のかかる作業が一瞬で終わるので、自分の業務を効率よく回す事が出来ますよ！
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Excelで使えるIF関数ってなに？
関数のIF関数の特徴は上記の画像で黄色のマーカーで引いている通り、
「論理式の結果（真または偽）に応じて指定された値を返す」
この「真または偽に応じて指定された数の文字をかえす」というIF関数の機能が特定の条件に当てはまる内容を表示させるのに非常に便利です。
僕も業務でデータを抽出して加工する事があるのですが、結構な頻度でこのIF関数を使用しています。
関数ですが、非常に使い方は簡単ですので、一度慣れたらサクサク使えるとますよ。
例の資料を作ってみたので、そちらの事例で使い方を確認していきましょう！
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IF関数を使って指定したセルの結果に該当する条件の情報を表示する
IF関数は要は、関数を使って「条件に合致する情報（=真）か、合致しない情報か（=偽）」という事が簡単に出来ます。
例えば、下の画像の表のように、各地域の商品売上の成績が【×・○・◎】がどの分類に該当するかを確認したいとします。
各営業地域の商品売上を表に転記する方法はVLOOKUP関数を使えばB列にサクッと表示させる事ができます。
今回はB列に表示させた各地域の商品売上を基に、成績が【×・○・◎】がどの分類に該当するかをC列に表示したいとします。
IF関数は「論理式の結果（真または偽）に応じて指定された値を返」という事でしたので指示する論理式だけ確実に指定してあげれば簡単に出来ます。
「論理式」というのも重要なので実際に行って確認していきましょう！
実際にIF関数を使ってみよう！
C3セルにB3セルに記載されている商品売上の表示記号が「×・○・◎」のどれに該当するのか？をIF関数の論理式を用いて瞬時に表示されるようにします。
大阪の商品売上の【180,000】は、成績表のH～I列で言うと、～300,000に該当するので
論理式は下記の通りになります。
論理式：$B3<$H$4 →B3セル（18万円）がH４セル（～30万円）より小さい時
また、論理式と合致する場合（＝真の場合）は○を表示させたいので、
値が真の場合の箇所に記載するのは、$I$4です。
今回は、目視で確認してB3セルが～30万円以下の箇所に該当する事が分かっているので
値が偽の場合になる事はないです。
ただ、IF関数の数式上、何も記載しないとエラー表記になってしまうので、「””」と入力します。
この「””」は文字列を記載する時に使用します！
（例、大阪と偽の値で表示させる時は”大阪”）
今回は「””」で記載していると空白を偽の値で返す指示をしています。
「””」は空白なら空白にする時にIF関数では頻繁に使用します！
今回の例では便宜上、偽の値を空白にするだけですが、是非とも覚えてくださいね！
後は、エンターを押下するとと以下の画像のように表示されます。
上記の通り、I4セルから今回のIF関数の論理式の真の値に該当する「○」のみを表示する事に成功しました！
後は、C3セルに記載した計算式をC4へもコピペしてあげれば、うまくいくとそれぞれのI列の表示記号が表示されるはずです。
！？
？？？
なぜ、大阪の表示記号はIF関数を使って上手くいったのに「東京」では上手くいかないのでしょうか。
先程のC４セルにコピーして貼り付けしたIF関数を確認すると以下のようになっていました。
=IF($B3<$H4,$I$4,””)
東京の商品売上が48万円なのに$I$4と「30万円以上50万円以下の表示記号のI5セルを指定できていない」という事が原因のようです！
という事で以下のようにそれぞれ正しい指示数に変更しましょう。
=IF($B4<$H5,$I$5,””))
うまく表示されました！
実務では、コピペしてすぐに数字が表示されると正しいように思えますが、今回のように関間違っている場合があるので確認は怠らないようにしたいですね！
- 論理式の結果（真または偽）に応じて指定された値を返す
- 「””」は文字列を指定する時に使う
- 「””」で入力すると空白を指定、空白の時は空白と表示に有効
- コピペする場合は、正しく表示されているかチェックを怠らない
【応用】「IF関数」を使いこなして複数の条件を瞬時に判定する
先ほど、C4セルにコピペして間違ったセルの指定で、正しくない表示記号を引っ張ってきていましたが実際の業務では、できる限りそのような事は避けたいですよね。
関数を入力をした後にチェックをするとしてもです。
そんな時に「IF関数」をちょっと工夫して、複数の条件を関数に組み合わせるだけで一気に時短とミスを無くせます。
要はあらかじめIF関数を使う時に、真の場合はこの表示、偽の場合はこの表示、左記のいずれにも当てはまらない場合はこの表示・・・と複数の条件をIF関数に持たせて判定してもらいます。
今回のの例でいうと商品売上の成績によって以下のように表示したいのでした。
- ０円以上10万円以下 → ×
- 10万1円以上30万円以下 → ○
- 30万1円以上 → ◎
この上記の条件を（=論理式）をIF関数の中に持たせておくだけで、ミスがなくなりコピペしても確実に該当する表示記号を表示する事が可能です。
それでは、IF関数の複数の条件を持たせる方法は以下の画像のように計算式を記載していきます。
計算式：=IF($B3<$H$3,$I$3,IF($B3<$H$4,$I$4,IF($H$4<$B3,$I$5,””)))
こちらの値が偽の場合の箇所で、「IF($B3<$H$4,$I$4,IF($H$4<$B3,$I$5」を指定しているのは、先ほどまでは目視で確認して該当する表示記号に合わせてセルを指定して入力していましたが、数字を指定する指示の計算式を入れています。
要はざっくりと文字で説明すると以下のような指示をしています。
B3セル記載の数字より10万円の方が大きいかったら×を表示、B3セル記載の数字より30万円の方が大きいかったら○を表示、B3セル記載の数字より50万円の方が大きいかったら◎を表示、どれにも該当しない場合は空白で表示して！！
つまり、「B3セルに記載の数字がどの分類に該当するか？」を計算式のルールを作って条件毎に判断・表示するようにしたのですね！
後は、C4セル・C５セルに同じ計算式を使いたいので、C3セルをコピーしてペーストしてみましょう！
東京の商品売上の48万円は、30万円以上50万円以下であるので、正しく表示記号「◎」が表示されていますね！
千葉の箇所がエラー表記になっているのは、B5セルの商品売上が表示されていないので、IF関数も上手く動作していない為です。
もともと、今回の表の中には千葉の商品売上が記載されていないので、今回はこちらの表示になっているのは、むしろ正しいという事が判断できますね！
最初は難しく思いますが、慣れたら一瞬で確実にできるのですごく便利ですね！
最初から取り組むとややこしくて挫折してしまうので、一つずつ進めていきましょう！
- IF関数は複数の条件をIF関数に持たせて判定すること可能
- 不等号（ >・>=・ <・<=・=・<> ）をIF関数の判定の際に用いる
終わりに
この記事では、「IF関数の使用方法」を紹介しました。
VLOOKUP関数とはまた用途が違いますがめちゃくちゃ便利な関数です。
本当に僕も業務で頻繁に使用している関数なので、ぜひ皆さんも習得して実務を素早く処理してサクサク進めてみてくださいね！
